Angebote, Nachfassen, Kundenmails, Posts für die Woche: Das sind die Texte, die jeden Tag Zeit fressen. Hier sind 15 Vorlagen dafür. Du kopierst sie, setzt deine Angaben ein und hast in einer Minute einen Entwurf, den du nur noch kurz prüfst.

Die Prompts funktionieren in ChatGPT, Claude und Gemini, auch in den kostenlosen Versionen.

So benutzt du die Vorlagen

Auf Kopieren klicken.
In ChatGPT, Claude oder Gemini einfügen.
Alles in [eckigen Klammern] durch deine eigenen Angaben ersetzen. Das „z. B.“ und die Beispielwörter löschst du dabei mit.
Abschicken, Ergebnis lesen, anpassen, fertig.

Je genauer deine Angaben sind, desto besser wird der Text. „Webdesign“ bringt einen Allerweltstext. „Onepager für eine Physiotherapie-Praxis, inklusive Texte und Online-Terminbuchung“ bringt einen Text, den du so verschicken kannst.

Steht in der Antwort der AI selbst etwas in eckigen Klammern, etwa [IBAN] oder [Name], ist das ein Platzhalter für dich. Den füllst du erst am Ende in deinem E-Mail-Programm aus.

Datenschutz: Gib so wenig Kundendaten wie möglich in die AI ein. Namen, Adressen, Telefonnummern und Gesundheitsdaten löschst du vor dem Einfügen oder ersetzt sie durch [Name]. In den Einstellungen von ChatGPT, Claude und Gemini kannst du außerdem abschalten, dass deine Chats zum Training verwendet werden.

Einmal vorab: dein Business-Steckbrief

Diesen Text kopierst du einmal ganz oben in den Chat, bevor du die anderen Vorlagen nutzt. Dann kennt die AI in diesem Chat dein Business und schreibt in deinem Ton, ohne dass du das jedes Mal neu erklärst.

Ich bin selbstständig. Merk dir für alle folgenden Aufgaben:
- Mein Business: [was du machst, z. B. Fotograf für Hochzeiten und Firmen-Porträts]
- Meine Kunden: [wer bei dir kauft, z. B. Paare zwischen 25 und 40 und kleine Firmen]
- Anrede meiner Kunden: [Du oder Sie]
- Mein Ort / Gebiet: [z. B. Hamburg und Umgebung]
- Meine Preise: [grob, z. B. Hochzeitsreportage ab 1.800 €]
- Mein Ton: [z. B. locker, freundlich, ohne Floskeln]
- Das will ich nie lesen: [z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“, übertriebene Ausrufezeichen]
- Mein Name für die Unterschrift: [Vorname Nachname]
Antworte immer auf Deutsch.
Erfinde nie Preise, Termine, Fristen, Namen, Zahlen, Garantien oder rechtliche Aussagen. Wenn dir eine Angabe fehlt, setz einen [Platzhalter] und schreib trotzdem einen Entwurf. Frag nur zurück, wenn etwas Wesentliches fehlt.

Tipp: Du kannst den Steckbrief auch dauerhaft speichern, bei ChatGPT unter Einstellungen → Personalisierung, bei Claude unter Einstellungen → Profil. Dann musst du ihn nie wieder einfügen. Wie das genau geht, zeige ich im Guide „Dein AI-Assistent in 20 Minuten eingerichtet“.

Angebote und Verkauf

Prompt 1: Angebot schreiben

Für den Text rund um dein Angebot. Die Zahlen kommen aus deinem Rechnungsprogramm, die Worte von hier.

Schreib den Text für ein Angebot an [Kunde, z. B. eine Zahnarztpraxis mit 8 Mitarbeitenden].
Leistung: [was genau, z. B. neue Website mit 5 Seiten und Terminbuchung]
Preis: [Betrag, mit „netto“ oder „brutto“]
Lieferzeit: [Zeitraum]
Was dem Kunden wichtig ist: [z. B. schnell online, wenig eigener Aufwand]
Aufbau: kurzer Einstieg, was der Kunde bekommt (als Liste), was er davon hat, nächster Schritt.
Höchstens 180 Wörter, kein Fachchinesisch.
Erfinde keine Konditionen wie Gültigkeit, Zahlungsziel, Garantie oder Normen. Was ich nicht genannt habe, lässt du weg.

Tipp: Gib ein altes Angebot von dir als Beispiel mit („Schreib im Stil von diesem Text: …“). Dann trifft die AI deinen Ton.

Prompt 2: Nachfassen, wenn keine Antwort kommt

Ein Angebot ist raus, seit Tagen Funkstille. Dieser Prompt schreibt eine Erinnerung, die nicht nervt.

Ich habe [Kunde] vor [Anzahl] Tagen ein Angebot über [Leistung] geschickt und keine Antwort bekommen.
Schreib eine kurze Nachfass-Mail: freundlich, ohne Druck, ohne Vorwurf.
Biete an, offene Fragen in einem kurzen Telefonat zu klären, und nenn dieses Zeitfenster: [z. B. Donnerstag zwischen 10 und 12 Uhr].
Gib mir zwei Varianten, eine lockere und eine förmliche, jede höchstens 80 Wörter.
Behaupte nichts zu Verfügbarkeit, Fristen oder Preisen, was ich nicht genannt habe.

Prompt 3: Kunde will Rabatt

Statt sofort nachzugeben oder patzig zu werden: eine Antwort, die den Preis erklärt und trotzdem einen Weg anbietet.

Ein Kunde möchte [Prozentzahl] % Rabatt auf mein Angebot über [Leistung] zum Preis von [Betrag].
Schreib eine freundliche Antwort, die:
- den Preis kurz begründet (was drinsteckt, was er davon hat),
- keinen pauschalen Rabatt gibt,
- stattdessen diese Alternative anbietet: [z. B. kleinerer Umfang, Ratenzahlung, Paket ohne Zusatzleistung].
Ton: selbstbewusst, aber nicht von oben herab. Höchstens 120 Wörter.
Nenne keine neuen Preise oder Leistungen, die ich nicht genannt habe.

Prompt 4: Freundlich absagen

Für Anfragen, die nicht zu dir passen. So bleibt der Kontakt gut, und vielleicht kommt später eine passende Anfrage.

Eine Anfrage passt nicht zu mir.
Worum es geht: [z. B. Logo-Design]
Grund der Absage: [ehrlicher Grund, z. B. ich mache nur Websites]
Schreib eine kurze, freundliche Absage mit diesem Grund und einem Tipp, wonach der Kunde stattdessen suchen kann.
Nenne keine konkreten Firmen oder Personen. Höchstens 70 Wörter.

Kunden und Alltag

Prompt 5: Kundenanfrage beantworten

Der Prompt für jeden Tag: Du fügst die Anfrage ein, die AI schreibt die Antwort.

Hier ist eine Kundenanfrage:
"""
[Anfrage einfügen, Namen und Kontaktdaten vorher entfernen]
"""
Schreib eine Antwort in meinem Namen, höchstens 120 Wörter.
Beantworte jede Frage aus der Anfrage. Wo mir Informationen fehlen, setz einen Platzhalter in eckigen Klammern, statt etwas zu erfinden. Namen nur als [Name].
Ende mit einem klaren nächsten Schritt: [z. B. Termin für ein Erstgespräch].

Tipp: Der Satz „statt etwas zu erfinden“ ist wichtig. Ohne ihn denkt sich die AI gern Preise oder Termine aus.

Prompt 6: Auf eine Beschwerde antworten

Wenn eine Mail dich ärgert, schreibt die AI die ruhige Version, bevor du etwas abschickst, das du später bereust.

Hier ist eine Beschwerde von einem Kunden:
"""
[Beschwerde einfügen, ohne Namen]
"""
Meine Sicht: [was wirklich passiert ist, und ob mir ein Fehler passiert ist]
Was ich anbieten kann: [z. B. Nachbesserung bis Freitag]
Schreib eine sachliche Antwort, höchstens 150 Wörter: Verständnis zeigen, Lösung klar benennen.
Entschuldige dich nur für das, was ich unter „Meine Sicht“ als Fehler genannt habe.
Erfinde keine Gründe und mach keine rechtlichen Aussagen zu Gewährleistung, Haftung oder Fristen.

Prompt 7: Freundlich an eine offene Rechnung erinnern

Eine erste, freundliche Erinnerung. Für förmliche Mahnungen mit Fristen und Gebühren gelten eigene Regeln. Die klärst du besser mit einem Anwalt oder einer Vorlage deiner Kammer oder deines Verbands.

Eine Rechnung ist offen: Rechnungsnummer [Nr.], Betrag [Betrag], fällig seit [Datum].
Schreib eine freundliche Zahlungserinnerung, höchstens 80 Wörter.
Geh davon aus, dass der Kunde es einfach vergessen hat. Kein Druck, keine Drohung.
Schreib an die Stelle der Bankverbindung wörtlich den Platzhalter [IBAN].
Setze keine neue Frist und erwähne keine Mahngebühren, Zinsen oder Konsequenzen.

Prompt 8: Termin vorschlagen oder verschieben

Schreib eine kurze Nachricht an einen Kunden, höchstens 60 Wörter.
Anlass: [Termin vorschlagen ODER Termin verschieben, weil …]
Worum es im Termin geht: [z. B. Besichtigung, Dauer etwa 30 Minuten]
Woche: [ab Datum]
Meine freien Zeiten: [z. B. Di 9–12 Uhr, Mi 14–17 Uhr, Fr 10–13 Uhr]
Biete genau drei Zeiten an, nur aus meiner Liste, damit der Kunde nur noch eine Nummer zurückschreiben muss.

Marketing

Einmal ausfüllen, fünf Posts bekommen. Danach nur noch auswählen und anpassen.

Schreib 5 Posts für [genau eine Plattform, z. B. Instagram] für die Woche ab [Datum].
Thema der Woche: [z. B. Frühjahrsputz für den Garten]
Was diese Woche wirklich bei mir passiert: [1 bis 2 Sätze für einen Blick hinter die Kulissen]
Mein Angebot der Woche: [Angebot mit Preis und Frist, oder „keins“]
Mischung: 2 hilfreiche Tipps, 1 Blick hinter die Kulissen, 1 häufige Kundenfrage mit Antwort, 1 Post zum Angebot (entfällt, wenn ich „keins“ geschrieben habe).
Jeder Post: starke erste Zeile, höchstens 80 Wörter, am Ende eine einfache Frage oder ein Hinweis, was der Leser tun soll. Höchstens 3 passende Hashtags.
Erfinde keine Erlebnisse, Kunden, Preise oder Rabatte. Gib keine Anleitungen für Arbeiten, die nur Fachleute machen dürfen.

Prompt 10: Um eine Google-Bewertung bitten

Schreib eine kurze Nachricht an einen Kunden, nachdem [Leistung] abgeschlossen ist.
Bedank dich ehrlich und bitte um eine Google-Bewertung.
Erklär in einem Satz, warum mir das hilft (andere finden mich leichter).
Schreib an die Stelle des Links wörtlich den Platzhalter [Bewertungslink].
Kein Druck, keine Gegenleistung. Höchstens 60 Wörter.

Tipp: Den Bewertungslink findest du in deinem Google-Unternehmensprofil unter „Bewertungen einholen“. Frag alle Kunden, nicht nur die zufriedenen, und biete keine Rabatte oder Geschenke dafür an. Beides verbietet Google. Am einfachsten fragst du persönlich, mit einem QR-Code auf der Rechnung oder bei Kunden, die dir Nachrichten ausdrücklich erlaubt haben. Ungefragte Werbe-Mails sind in Deutschland heikel.

Prompt 11: Auf eine Bewertung antworten

Funktioniert für gute und für schlechte Bewertungen.

Hier ist eine Google-Bewertung für mein Business:
"""
[Bewertung einfügen, Name der Person durch [Name] ersetzen]
"""
Erkenne selbst, ob es Lob oder Kritik ist, und schreib genau eine öffentliche Antwort, höchstens 70 Wörter.
Bei Lob: kurz danken und eine Kleinigkeit aus der Bewertung aufgreifen, damit es nicht nach Textbaustein klingt.
Bei Kritik: sachlich bleiben, Verständnis zeigen und zum direkten Gespräch einladen: [Telefon oder E-Mail].
Erfinde keine Gründe. Nenne keine Details zum Auftrag und bestätige nicht, dass die Person Kunde war.

Prompt 12: Deine Leistung verständlich erklären

Für die Website, das Profil oder die Antwort auf „Was machst du eigentlich genau?“.

Erklär meine Leistung so, dass ein Kunde ohne Fachwissen sie sofort versteht.
Leistung: [was du machst, Fachbegriffe sind okay]
Zielkunde: [wer das kauft]
Schreib drei Versionen:
1. ein Satz für das Social-Media-Profil, höchstens 150 Zeichen inklusive Leerzeichen (zähl nach),
2. ein Absatz für die Website, höchstens 80 Wörter,
3. eine Antwort für das Gespräch, so wie man es einem Bekannten erzählt, höchstens 40 Wörter.
Keine Fachbegriffe, keine Werbefloskeln wie „innovativ“ oder „ganzheitlich“.
Erfinde keine Erfahrung, Zahlen, Auszeichnungen oder Zertifikate.

Organisation

Prompt 13: Lange Mail oder langes Dokument zusammenfassen

Fass den folgenden Text zusammen:
"""
[Text einfügen, vertrauliche Daten vorher entfernen]
"""
Gib mir:
1. die drei wichtigsten Punkte in je einem Satz,
2. was ich tun muss, als Liste mit Frist, falls eine genannt ist,
3. offene Fragen, die ich klären sollte.
Schreib nur, was im Text steht. Fehlt eine Angabe, schreib „nicht genannt“.

Tipp: Bei Schreiben vom Finanzamt, von Anwälten oder Behörden ist die Zusammenfassung nur eine erste Orientierung. Fristen und Inhalt prüfst du immer im Original.

Prompt 14: Aus dem Chaos im Kopf einen Tagesplan machen

Hier ist alles, was mir heute im Kopf herumschwirrt, ungeordnet:
"""
[einfach runterschreiben oder diktieren, ohne Kundennamen]
"""
Ich arbeite heute von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Feste Termine: [z. B. 11 Uhr Kundentermin]. Fahrzeiten: [z. B. 30 Minuten zwischen Terminen, oder „keine“].
Mach daraus einen Tagesplan: das Wichtigste zuerst, realistische Zeiten, Puffer einplanen.
Kennzeichne Zeitangaben als Schätzung. Was heute nicht reinpasst, kommt in eine Liste „Später“.

Tipp: Die meisten Handys haben eine Diktierfunktion. Sprich deine Gedanken einfach ein, Tippfehler und Durcheinander sind egal.

Prompt 15: Text prüfen, bevor er rausgeht

Der letzte Blick vor dem Absenden. Gut für wichtige Mails, Angebote und Posts.

Prüf den folgenden Text, bevor ich ihn verschicke:
"""
[Text einfügen, vertrauliche Daten vorher entfernen]
"""
Achte auf Rechtschreibung, Grammatik, Ton (klingt es unfreundlich oder unsicher?) und Unklarheiten.
Gib mir zuerst eine Liste mit allem, was dir auffällt, und erst danach die verbesserte Fassung.
Ändere nichts am Inhalt, nichts an Zahlen, nichts an Du oder Sie und keine Namen. Unklare Stellen markierst du nur in der Liste.

Was du jetzt machen kannst

Such dir eine Vorlage aus, die du heute brauchst, und probier sie direkt aus. Ein guter Start ist Prompt 5, weil Kundenmails jeden Tag kommen.

Das Ergebnis der AI ist immer ein Entwurf. Lies ihn, bevor du ihn verschickst: Die AI kann sich vertun, besonders bei Zahlen, Daten und allem, was sie nicht von dir weiß. Die Vorlagen ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.